Am ersten Tag im Job ist jeder neue Mitarbeiter etwas nervös. Eine freundliche Begrüßung des Teams und gut strukturierte Informationen als Orientierungshilfe machen den Einstieg leichter.
Im Folgenden finden Sie Ideen, wie Sie ein hilfreiches Orientierungspaket für Mitarbeitende zusammenstellen können, das die Eingewöhnung erleichtert.
Doch bevor wir dazu kommen, was genau ist ein Begrüßungspaket für neue Mitarbeiter? Es sind ganz einfach die Informationen, die Sie mit all denen teilen, die neu an Bord kommen. Die Erstellung eines solchen Pakets trägt nicht nur dazu bei, Ihren Einführungsprozess zu optimieren, sondern beantwortet auch die wichtigsten Fragen darüber, was es bedeutet, in Ihrem Unternehmen zu arbeiten.
Checkliste für das Willkommenspaket:
1. Brief
Ein persönlich verfasster Willkommensbrief ist eine besonders herzliche Geste, die neuen Mitarbeitern das Gefühl gibt, wertgeschätzt und willkommen im Team zu sein. Wenn Sie Anregungen suchen, sehen Sie sich unsere Vorlagen für die Begrüßung neuer Mitarbeiter (en) an.
2. Mitarbeiterhandbuch
Kein Einstellungspaket ist vollständig ohne ein Mitarbeiterhandbuch. Ihr Handbuch macht Mitarbeitende mit den Verfahren, Praktiken und Verhaltensweisen vertraut, die in Ihrem Unternehmen erwartet und gelebt werden. Falls es in Ihrem Unternehmen noch kein Handbuch gibt, können Sie dies mithilfe unserer Vorlagen (en) einfach erstellen.
3. Formulare für neue Mitarbeiter
Je nachdem, in welchem Land Sie neue Mitarbeiter einstellen, gilt es, alle relevanten Daten und Bestätigungen der Mitarbeiter einzuholen, um den dort geltenden Arbeits- und Steuergesetzen zu entsprechen. In Deutschland gehören dazu z. B. die Meldebestätigung, Steueridentifikationsnummer, Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse und der Versicherungsnummernachweis. Auch eine Geheimhaltungsvereinbarung und Datenschutzerklärung wird dem Paket oft beigefügt.
Formular für die Bankverbindung
Eine frühzeitige Abfrage der Bankverbindung neuer Mitarbeiter stellt die reibungslose und pünktliche Abwicklung der Gehaltszahlungen sicher. Dies ist besonders bei neuen Mitarbeitern wichtig, da ein zuverlässiger Gehaltseingang wesentlich zur ersten positiven Erfahrung im Unternehmen beiträgt und das Vertrauen in die organisatorischen Abläufe stärkt.
Wenn Sie bei der Einstellung neuer Mitarbeiter den Überblick über all diese Formulare verlieren, erstellen Sie einfach eine Checkliste für Neueinstellungen, die sowohl Ihnen als auch Ihren neuen Mitarbeitern einen strukturierten Überblick über sämtliche Unterlagen und Informationen gibt.
4. Informationen über Vergütung und Sozialleistungen
Neben der Einrichtung einer direkten Überweisung ist die Information über die Sozialleistungen des Unternehmens das vielleicht zweitwichtigste Thema für neue Mitarbeiter. Es ist zwar wichtig, diese Informationen schon bei Vertragsschluss zu übermitteln, doch ebenso sollten Sie dafür sorgen, dass sie für den Fall der Fälle jederzeit leicht auffindbar und zugänglich sind.
5. Formular für Notfallkontakte
Sollte Ihrem neuen Mitarbeiter etwas zustoßen, ist es wichtig, dass Sie seine Notfallkontakte benachrichtigen. Stellen Sie unbedingt sicher, dass Sie dieses Kontaktformular in Ihr Begrüßungspaket einbinden, damit Sie einen Aktionsplan haben, bevor Sie diesen brauchen.
6. Firmenverzeichnis
Der wichtigste Teil jeder Unternehmenskultur sind die Menschen. Stellen Sie neuen Mitarbeitern die Personen vor, mit denen sie zusammenarbeiten werden. Ein Mitarbeiterverzeichnis mit Jobtitel, Aufgabenbereich und Kontaktinformationen erleichtert den Einstieg sehr. In größeren Unternehmen sind außerdem Organigramme, die einen Überblick über Teamstrukturen und Arbeitsprozesse geben, hilfreich.
Diese Ideen für Willkommenspakete für neue Mitarbeiter dienen als erste Anregung. Sicher fallen Ihnen schon beim Lesen weitere unternehmensspezifische Informationen, Dokumente und Trainings ein, die Sie einbinden können, um neuen Mitarbeitern den Einstieg zu erleichtern und sie für Ihr Unternehmen zu begeistern.