Leitfaden für Sales Operations: Best Practices und Rollenverantwortung

Mit der zunehmend prozessgesteuerten und strategischen Ausrichtung von Vertriebsorganisationen gewinnt der Bereich Sales Operations immer mehr an Bedeutung. Die Funktion Sales Operations wurde in den 1970er Jahren bei Xerox eingeführt (en) und als eine Position beschrieben, die „sich um all die Dinge kümmert, die niemand tun will, die aber notwendig sind, um eine erfolgreiche Vertriebsorganisation zu bilden“.

Fünfzig Jahre später gibt es allein in den Vereinigten Staaten Tausende von Mitarbeitern im Bereich Sales Operations. Die Bedeutung der Rolle wächst weiter, doch wie sieht die Aufgabe von Sales Operations heute für Go-to-Market (GTM)-Teams aus?

Was ist Sales Operations?

Der Bereich Sales Operations unterstützt das gesamte Vertriebsteam bei der Umsatzsteigerung. Das primäre Ziel von Sales Operations ist es, Vertriebsprozesse zu vereinfachen und zu verbessern, damit alle im Vertrieb möglichst effektiv und effizient arbeiten. Dies beinhaltet:

1. Vertriebsplanung und Strategieumsetzung
2. Vertriebsanalyse und Reporting
3. Automatisierung von Vertriebsprozessen
4. Vertriebsprognosen und Pipeline-Management
5. Steuerung und Verwaltung von Vertriebstools

Sales Operations vs. Sales Enablement

Sales Operations und Sales Enablement sind eng miteinander verwandt, haben aber unterschiedliche Aufgaben innerhalb von GTM-Organisationen. Trotz ähnlicher Ziele gibt es entscheidende Unterschiede. Betrachten wir sie im Einzelnen.

Sales Operations	Sales Enablement
Auf strategische und taktische Aspekte für effektives Vertriebsmanagement ausgerichtet	Auf das Ausstatten der Vertriebsmitarbeiter mit Fähigkeiten, Wissen und Ressourcen ausgerichtet
Stellt sicher, dass die Vertriebsorganisation reibungslos und effizient funktioniert	Stellt sicher, dass Marketing- und Vertriebsteams aufeinander abgestimmt sind
Verwaltet den Tech-Stack für Sales und erstellt Reports zu Performance und Geschäftsergebnissen	Unterstützt bei Content-Erstellung, Recherche, Analyse, Sales Readiness und mehr

Sales Operations Beschreibung

Sales Ops befasst sich mit den strategischen und taktischen Aspekten, die für effektives Vertriebsmanagement erforderlich sind. Sales Operations ist vor allem eine Funktion hinter den Kulissen, die die notwendigen Tools, Ressourcen und Prozesse implementiert, die Vertriebsteams zum Erreichen ihrer Ziele benötigen.

Sales Enablement Definition 

Sales Enablement zielt darauf ab, Vertriebsmitarbeiter mit den Fähigkeiten, Kenntnissen und Ressourcen auszustatten, die sie für ihren Erfolg benötigen. In dieser eher praxisbezogenen Rolle werden Produktivität und Leistung der Vertriebsmitarbeiter durch Schulungen, Tools und Enablement-Ressourcen gesteigert, die auf konkrete Verkaufssituationen und Unternehmensziele zugeschnitten sind.

Warum ist Sales Operations wichtig?

Der Vertrieb entwickelt sich rasant, und Teams müssen smart investieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. In der aktuellen Wirtschaftslage versuchen viele Unternehmen zudem, mit weniger Mitteln mehr zu erreichen. Darüber hinaus hat sich die Art und Weise, wie Käufer mit Vertriebsmitarbeitern interagieren, verändert. Angesichts dieser Entwicklungen müssen GTM-Teams strategische Investitionsentscheidungen treffen, die den größtmöglichen Erfolg versprechen. Sales Ops ermöglicht dies, indem es Vertriebsleiter und Vertriebsmitarbeiter gleichermaßen mit Strategien und Tools für effektives Arbeiten unterstützt. Laut einer McKinsey-Studie erzielen Unternehmen mit einem starken Sales-Operations-Team höhere Produktivität und mehr Umsatz als Unternehmen ohne eigenes Team.

Welche Aufgaben hat ein Sales-Operations-Team? 

Nachdem Sie ein besseres Verständnis dafür gewonnen haben, was die Aufgaben von Sales Operations sind und warum dieser Bereich so wichtig ist, sehen wir uns nun die spezifischen Verantwortlichkeiten und Aufgaben genauer an.

Vertriebsstrategie entwickeln

Sales-Operations-Teams arbeiten eng mit der Vertriebsleitung zusammen, um Vertriebspläne zu entwickeln, Ziele festzulegen und Strategien zu entwickeln, mit denen Vertriebsmitarbeiter ihre Ziele erreichen. Dazu gehören:

• Bereichsübergreifende Zusammenarbeit: Sales Ops agiert als Vertreter und Partner für die Vertriebsteams. Sie arbeiten mit Produkt-, Marketing- und Führungsteams zusammen, um eine Abstimmung innerhalb der GTM-Organisation zu erreichen.
• Analyse von Vertriebskennzahlen: Vertriebsdaten sind nicht nur für die Vergütungs- und Prognoseplanung wichtig. Sie geben auch Aufschluss darüber, wie Vertriebsorganisation und GTM-Strategie angepasst werden müssen. Sales Operations kann helfen, Trends zu erkennen und Empfehlungen zur Anpassung der Vertriebsstrategie zu geben.
• Forecasts: Mithilfe von Daten und Prognosemodellen nimmt Sales Operations eine aktive Rolle in diesem Bereich ein, indem es genaue Einschätzungen abgibt, welche Abschlüsse zu erwarten sind, wo Chancen in der Pipeline bestehen und welche Geschäfte zu scheitern drohen.

Organisation von Vertriebsteams

Sales Operations sind außerdem maßgeblich daran beteiligt, Empfehlungen für die Organisation und die Verantwortlichkeiten des gesamten Verkaufsteams zu geben. Dies beinhaltet:

• Neueinstellungen: Wer es durch die Türen in Ihr Team schafft, wird die Leistung Ihres Unternehmens maßgeblich beeinflussen. Der Onboarding Prozess kann Ihre Spitzenkräfte demotivieren oder zu einem Spitzenteam führen. Sales Operations unterstützt bei der Entwicklung von Einstellungspraktiken und -kriterien, damit die richtigen Vertriebsmitarbeiter in Ihr Team kommen. 
• Gebiete: Die Zuteilung von Gebieten – nach Region, Postleitzahl, Branche usw. – kann den Erfolg maßgeblich beeinflussen. Sales Operations teilt Gebiete gleichmäßig auf und sorgt dafür, dass Chancen maximal ausgeschöpft werden.
• Vergütung: Dieser Punkt ist im Grunde missverständlich formuliert. Ein umfassenderer Ansatz ist die Betrachtung der „Incentivierung“. Das heißt, wie monetäre Anreize, Geschenke, Schulungen, Karrieremöglichkeiten, Anerkennung und andere Instrumente positive Handlungen, die den Umsatz steigern, fördern können. Diese Programme werden häufig von Sales Operations verwaltet und sie sind oft in die Abwägung zwischen reiner Vergütung und Branchen-Benchmarks eingebunden.

Team-Effizienz und -Leistung steigern

Die tägliche Arbeitszeit von Vertriebsmitarbeitern ist begrenzt, und Gartner zufolge verbringen sie nur 18% dieser Zeit mit dem Verkauf. Daher ist jede Minute, die Sie ihnen zurückgeben können, um sich auf zentrale Verkaufsaktivitäten zu konzentrieren, ein Gewinn. Sales Operations hat einen großen Einfluss darauf, indem Tools und Prozesse implementiert werden, die manuelle Abläufe automatisieren, Hürden beseitigen und Abläufe optimieren. Dazu gehören:

• Transaktionsverarbeitung: Schwierigkeiten im Verkaufsprozess können einen Geschäftsabschlüsse erheblich verlangsamen. Sales Operations misst, wo Engpässe im Verkaufsprozess auftreten und sorgt für die nötigen Optimierungen.
• CRM-Administration: Sales Ops verwaltet und managt häufig das CRM des Teams. Sie kümmern sich um die korrekte Dateneingabe, richten Tool-Integrationen ein, erstellen Reports und Dashboards und berichten über Aktivitäten. 
• Verwaltung des Tech-Stacks: Es gibt zahlreiche Tools, durch deren Einsatz Vertriebsteams effektiver arbeiten. Von der Datenqualität und -anreicherung bis hin zu E-Mail-Management-Tools sollte Sales Operations eine Vorreiterrolle bei der Ermittlung und Einführung der effektivsten Tools für mehr Vertriebsproduktivität einnehmen.  

Sales Operations nimmt zu Recht einen strategischen Platz in jeder GTM-Organisation ein. Auch wenn nicht alle diese Aufgaben auf Ihr Team zutreffen, ist es wichtig, sie zu prüfen und die Bereiche zu identifizieren, auf die sich Ihr Team konzentrieren sollte.

Führende Unternehmen investieren in den Einsatz innovativer Tools und Ressourcen, um erfolgreiche Sales Enablement-Strategien in ihrer Organisation zu implementieren. Sie wollen mehr über Sales Enablement erfahren und wie es Ihr Unternehmen effizienter macht? Vereinbaren Sie eine Demo und sehen Sie, wie es geht!