Zunächst ist es wichtig zu verstehen, was genau ein Change-Management-Prozess ist. Hier die Definition: Ein Change-Management-Prozess legt die Maßnahmen und Rollen fest, die für die Umsetzung und Kontrolle von Veränderungen in einer Organisation erforderlich sind.

Damit ein Unternehmen langfristig erfolgreich ist, bedarf es kontinuierlicher Veränderungen. Eine Organisation muss sich ständig neu ausrichten und bewerten, was sie ihren Kunden anbieten will, wie grundlegende Prozesse ablaufen sollen, wer verantwortlich ist und wie Verbesserungen durchgeführt werden. Die Leitung eines Unternehmens erfordert ständiges Experimentieren, um sich schnell und flexibel an Veränderungen anpassen zu können und im Wettbewerb zu bestehen.

Wofür ist ein Change-Management-Prozess nötig?

Veränderungen werden nicht immer positiv aufgenommen. Wenn eine Organisation Veränderungen einleitet, reagieren individuelle Interessengruppen unterschiedlich darauf, weshalb Veränderungen nicht immer im gesamten Unternehmen gut gelingen. Ein vorausschauender Change-Management-Prozess begleitet Mitarbeitende und Interessengruppen durch schwierige Übergangsphasen.

Ein gutes Konzept für das Veränderungsmanagement kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg von Change-Projekten machen. Die Einführung von Richtlinien und Vorgehensweisen in einer Organisation kann aus zwei Gründen erfolgen: wenn unvorhergesehene Umstände eintreten oder wenn Change-Management-Pläne bewusst erstellt werden, um Fortschritt oder Wachstum zu fördern.

Zu den Faktoren, die Veränderungen in einem Unternehmen beeinflussen, gehören Markteinflüsse, Ressourcenknappheit, Budgetkürzungen und Expansionspläne. Ausgehend von diesen Faktoren könnte Ihr Unternehmen also ziemlich regelmäßig von Veränderungen betroffen sein.

Der organisatorische Veränderungsprozess

Der Change-Management-Prozess ist ein Leitfaden für die Umsetzung von Veränderungen innerhalb einer Organisation. Die acht Schritte des Veränderungsprozesses einer Organisation sind:

  • Dringlichkeit erzeugen
  • Eine starke Gemeinschaft aufbauen
  • Eine Vision für den Wandel entwickeln
  • Die Vision kommunizieren
  • Hindernisse ausräumen
  • Kurzfristige Erfolge erzielen
  • Auf den Veränderungen aufbauen
  • Den Wandel in der Unternehmenskultur verankern

Wie erstellt man einen Change-Management-Prozess?

Die Erstellung eines Change-Management-Plans erfolgt in mehreren Schritten. Diese Schritte können Sie in einem Change-Management-Template zusammenfassen:

1. Änderungsumfang darstellen

Zunächst ist es wichtig, den Umfang der anstehenden Veränderung in Ihrem Change-Management-Plan deutlich zu machen. Gehen Sie niemals davon aus, dass Ihre Mitarbeitenden wissen, warum eine Veränderung notwendig ist. Selbst das Offensichtlichste ist nicht für alle klar verständlich. Der Grund für die Veränderung kann beispielsweise das Budget, die Qualität oder ein Zeitplan sein. Stellen Sie sicher, dass die Gründe für die Änderung im Change-Management-Plan klar genannt werden. Bestimmen Sie als Nächstes, auf wen sich die Änderungen auswirken werden, und worauf sie sich noch auswirken, z. B. auf Richtlinien, Prozesse und die Organisationsstruktur. Definieren Sie das „Wer“, „Was“, „Wann“ und „Wie“ der geplanten Änderung in einem konkreten Zeitplan. Wann werden die einzelnen Maßnahmen der Veränderung durchgeführt? Wer wird sie durchführen? Wer und was wird davon betroffen sein?

2. Rollen im Änderungsmanagement definieren

Die Rollen im Change Management sind die Personen, die das Projekt von Anfang bis Ende betreuen sollen. Wählen Sie für diese Aufgaben Personen aus, die die Projektziele nach außen hin unterstützen, wortgewandt sind und Mitarbeitende jederzeit gerne über positive Entwicklungen informieren. Definieren Sie die Rollen der Teamleiter, Stakeholder und Teammitglieder. Sie sollten erklären können, wer welche Aufgaben in Ihrem Plan übernimmt, wer befugt ist, einen Änderungsantrag einzureichen, wer diesen überprüft und wer ihn autorisiert.

3. Den Change-Management-Prozess festlegen

Ein Change-Management-Prozess ist erforderlich, damit Änderungsanträge effektiv eingereicht, bewertet, genehmigt, verwaltet und kontrolliert werden können. Ohne diesen Prozess ist es schwierig, Änderungspläne organisiert zu verwalten. Auch ein Kommunikationsplan sollte Teil Ihres Change Managements sein und er sollte ein einziges Ziel verfolgen: Sicherstellen, dass Ihre Ziele transparent sind und Teamleiter die Veränderung offen diskutieren. Vereinbaren Sie regelmäßige persönliche Meetings und versenden Sie E-Mail-Updates, um alle Beteiligten über die Fortschritte auf dem Laufenden zu halten. Sorgen Sie für eine einheitliche, detaillierte und regelmäßige Kommunikation.

Die Mitteilungen sollten die Gründe für die Änderung klar definieren, die Maßnahmen beschreiben, die Vorteile der Änderung aufzeigen und die Kontaktinformationen der für die Änderung zuständigen Personen enthalten.

Es ist außerdem sinnvoll, Teammitglieder im Voraus zu schulen, damit sie sich auf die geplanten Änderungen einstellen können. Schulen Sie sowohl die Teamleiter als auch die Teammitglieder, damit sie die neuen Prozesse und Technologien lernen und später ohne Berührungsängste anwenden können. Möglicherweise benötigen Sie externe Unterstützung für die Entwicklung individueller Schulungsmaterialien für verschiedene Aufgabenbereiche und die Planung von weiterführenden Schulungen in regelmäßigen Abständen.

Für Ihren Change-Management-Prozess sollten Sie zudem Kennzahlen definieren, anhand derer die Effektivität des Change-Management-Prozesses verfolgt und bewertet werden kann. Diese Indikatoren sollten sehr konkret sein, wie z. B. die Zustimmung aller Mitarbeitenden und Teammitglieder, dass die Veränderung den Aufwand und die Kosten wert ist.

4. Antragsformular für Änderungen erstellen

Damit sichergestellt ist, dass Änderungsanträge (Change Requests) auch wirklich realisierbar und sinnvoll sind, dient ein Antragsformular zur Erfassung der Daten und der Darstellung, welche Auswirkungen das beantragte Änderungsprojekt haben wird. Das Ausfüllen des Änderungsformulars ist die Voraussetzung für die Einleitung eines Veränderungsprojekts und den anschließenden Prozess. Es stellt sicher, dass die Änderung vollständig und reibungslos umgesetzt wird.

Es gibt zwei Arten von Change Requests, innerhalb und außerhalb des Geltungsbereiches. Bei einer Änderung innerhalb des Geltungsbereichs handelt es sich um kleine Korrekturen bei einer bestehenden Anforderung. Eine Änderung außerhalb des Geltungsbereichs erfordert Zeit für die Umsetzung und kann sich erheblich auf die sonstigen Bereiche des Projekts auswirken.

Ein Formular für Änderungsanträge stellt sicher, dass Sie wissen, um welche Art von Änderung es sich handelt, wie sich diese auf das Projekt auswirkt und ob sie durchgeführt wird oder nicht.

Ein Change Request muss mit dem gesamten Team geteilt werden. Das Team beantwortet die drei Kernfragen, die jeder Änderungsanfrage zugrunde liegen: Was ist die Änderung? Wie wichtig ist sie? Was ist der Nutzen? Ein Änderungsplan ohne Formular für Änderungsanträge bedeutet Chaos. In diesem Fall würden Sie oder der zuständige Mitarbeitende jedes Mal, wenn eine Änderung beantragt wird, eine SMS oder E-Mail erhalten, zur Seite genommen werden oder Sie werden erst gar nicht in die Überlegungen mit einbezogen.

5. Aktivitätenprotokoll aufsetzen

In einem Aktivitätenprotokoll werden alle Änderungen, einschließlich der Change-Management-Aktivitäten von Führungskräften, festgehalten. Ohne einen zentralen Speicherort, an dem Änderungen dokumentiert und Anträge genehmigt werden, lässt sich nicht feststellen, ob im Laufe der Zeit Fortschritte erzielt worden sind.

6. Kennzahlen definieren (Key Performance Indicators, KPIs)

Es ist ebenfalls wichtig, eindeutige Leistungsindikatoren festzulegen, anhand derer sich der Projektfortschritt messen lässt und inwieweit Veränderungsziele bislang erreicht wurden. Beispiele für Kennzahlen im Change Management: Bessere Rekrutierungszahlen und geringere Personalfluktuation sowie Kennzahlen zum Thema Release Health. Um besondere Leistungsindikatoren wie den Release Health korrekt messen zu können, benötigen Sie zusätzliche Ressourcen. Legen Sie also nicht nur fest, woran Sie Ihren Fortschritt messen wollen, sondern auch, wie Sie diese Kennzahlen genau ermitteln werden.

3 unverzichtbare Maßnahmen im Change Management

Identifikation

Ermitteln Sie die von der jeweiligen Initiative betroffenen Teammitglieder. Identifizieren und kategorisieren Sie dann die folgenden drei Mitarbeitertypen und überlegen Sie sich für jeden davon die geeignete Vorgehensweise und Kommunikationsstrategie. Mitarbeitende können in die Kategorien „Rebell“, “ Rekrut“ und “ Zuschauer“ eingeteilt werden.

Beteiligung

Beteiligen Sie Teammitglieder, um den organisatorischen Wandel voranzutreiben. Die Einbindung von Mitarbeitenden ist wichtig, um den Ursprung von Widerständen zu ermitteln und in Dialog zu treten. Spielerische Übungsszenarien, die die Veränderung greifbar machen, helfen dabei, Widerstände abzubauen. Mit Simulationen, Übungen oder Spielen beleben Sie Schulungsmaßnahmen und sorgen dafür, dass das Gelernte besser verinnerlicht wird. Spiele werden als Energizer und Impulsgeber im Veränderungsmanagement eingesetzt. Mit Spielen, bei denen die Teilnehmer aufstehen und sich bewegen müssen, lassen sich emotionale Barrieren, die oft Teil des Widerstands sind, besser erkennen und auflösen.

Ziele setzen und Erfolge feiern

Veränderungen brauchen Zeit. Um den Wandel erfolgreich zu meistern, sollten Sie den Übergang in Stufen, Phasen und Aktivitäten unterteilen. So lassen sich die Fortschritte leichter verfolgen und Meilensteine definieren, die vom gesamten Team gefeiert werden können.

Tipps für die Entwicklung Ihres Change-Management-Prozesses

Veränderungen in einem Unternehmen können nicht stattfinden, ohne dass das gesamte Team aktiv daran mitwirkt. Damit Ihr Change Management ein Erfolg wird, sollten Sie Ihre Mitarbeitenden ins Boot holen und an der Umsetzung beteiligen. Einige werden die Veränderung begrüßen und annehmen, andere werden sich dagegen sträuben, und manche werden sogar verärgert darüber sein.

  • Organisationen, die Veränderungen erfolgreich durchsetzen, wissen, wo sie stehen und wohin sie wollen. Sie sind bereit, einen genau definierten Prozess zu befolgen, der sie zum Ziel führt. Informieren Sie sich über Best Practices, die für Ihr Unternehmen und die Art Ihrer Veränderungen geeignet sind.
  • Beginnen Sie an der Spitze. Ihre Belegschaft wird nicht bereit sein, mitzumachen, wenn es den Führungskräften an Klarheit, Überzeugung und vollständiger Übereinstimmung mangelt. Dies wird den Erfolg Ihrer Veränderungsmaßnahmen beeinträchtigen. Ihre Mitarbeitenden müssen erkennen, dass ihre Vorgesetzten hinter der Veränderung stehen und sich persönlich dafür einsetzen. Die Führungskräfte einer Organisation sollten also selbst Teil der Veränderung werden, die sie bei anderen sehen wollen.
  • Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse und Sichtweisen aller Beteiligten im Veränderungsprozess. Beziehen Sie die Gedanken und Überlegungen von Führungskräften, Managern, einzelnen Mitarbeitenden und Kunden mit ein. Für die weitere Ausarbeitung und Planung ist es wichtig, dass Sie die Veränderung aus der Perspektive der Betroffenen betrachten können.