Mitarbeiterschulungen werden auch in Zukunft erforderlich sein. Als Schulungsprogramme noch aus Einzeltraining, schriftlichen Tests oder Präsentationen für neue Teammitglieder bestanden, war es vergleichsweise einfach, den Überblick zu behalten und zu dokumentieren, welche Mitarbeitenden eine Schulung absolviert hatten. Mit der zunehmenden Geschwindigkeit des Geschäftslebens und der allgegenwärtigen Technologie wird eine Software für das Schulungsmanagement jedoch unerlässlich, um Mitarbeitenden Schulungen zuzuweisen und den Schulungsfortschritt zu verfolgen. Es gibt zahlreiche Software-Plattformen für das Tracking und die neuesten Lösungen sind so konzipiert, dass Mitarbeitende jederzeit einen Überblick über den Stand ihrer Ausbildung erhalten können.

Was ist eine Schulungsmanagement-Software?

Was genau ist also eine Software für das Schulungsmanagement? Kurz gesagt ist eine Schulungsplattform mit Zertifizierungstracking ein Softwareprogramm, mit dem Manager, Ausbildende und Geschäftsinhaber einfach über den Schulungsstand und -bedarf ihrer Mitarbeitenden informiert werden. Schulungsmanagement-Software ist jedoch oft nur begrenzt einsetzbar, da nicht alle Tools die Erstellung von Schulungsunterlagen in derselben Software zulassen.

Warum Sie Mitarbeiterschulungen protokollieren sollten

Die Auswertung von Schulungsmaßnahmen kann je nach Setup schwierig sein, weshalb so viele Führungskräfte diese Aufgabe vernachlässigen. Wenn Teams jedoch konkrete Angaben zum Erfolg ihres Schulungsprogramms benötigen, sind Vermutungen und Schätzungen nicht ausreichend. Jedes Team braucht messbare Kennzahlen, damit es den Schulungserfolg belegen und gleichzeitig Entscheidungen darüber treffen kann, welche Bereiche weiter verbessert werden können. Einige weitere Gründe für den Einsatz einer Schulungsmanagement-Software:

  1. Ermitteln Sie umgehend, welche Mitarbeitenden Schulungen benötigen: Um Schulungen mit der Leistung von Mitarbeitenden in Zusammenhang zu bringen, ist eine Schulungssoftware mit Tracking essentiell. Teams, die diese Software verwenden, können schnell feststellen, ob und wann ein Mitglied zusätzliche Unterstützung benötigt, weil die erwartete Leistung nicht erbracht wird.
  2. Erstellen Sie einen Schulungskalender: Eine Software mit Tracking-Funktion erleichtert auch die Erstellung und Planung eines Schulungskalenders für Ihr Team. Von der Einarbeitung bis hin zu Weiterbildungsmaßnahmen können Sie Schulungsmaterialien schnell vorbereiten und Lektionen automatisch versenden, wenn Mitarbeitende diese benötigen.
  3. Prüfen Sie den Abschluss erforderlicher Sicherheits- und Compliance-Schulungen: Wenn Sie in einer regulierten Branche arbeiten, ist es wahrscheinlich, dass Ihr Unternehmen bestimmte Schulungs- und Zertifizierungsanforderungen einhalten muss. Mit Schulungsnachweisen für Mitarbeitende stellen Sie sicher, dass jedes einzelne Teammitglied zu den neuesten Sicherheits- und Compliance-Vorschriften geschult ist.
  4. Verwalten und teilen Sie Schulungsdaten im gesamten Unternehmen: Wahrscheinlich müssen Sie Vorgesetzten oder der Geschäftsleitung zwischenzeitlich den Stand Ihrer Schulungsmaßnahmen präsentieren. Eine Software, die den Schulungsfortschritt verfolgt, sorgt für Transparenz und Daten können problemlos mit Personen außerhalb Ihres Teams geteilt werden.
  5. Eliminieren Sie zusätzliche Arbeitsschritte: Excel-Tabellen zur Dokumentation Ihres Schulungsprogramms gehören der Vergangenheit an. Manuelle Reportings kosten viel Zeit, die Sie stattdessen für die Optimierung Ihres Schulungsprogramms nutzen können.

Was Sie bei einem Online-Schulungssystem auswerten können sollten

Viele Unternehmen messen den Schulungserfolg ausschließlich daran, ob ihre Mitarbeitenden die Schulungen absolviert haben. Das Problem bei dieser Methode ist, dass die Korrelation zwischen Schulungen und Geschäftsergebnissen nicht gemessen werden kann. Sie berücksichtigt auch nicht den Wissenserhalt oder das Feedback, zwei wichtige Indikatoren für Optimierungspotenziale. Einfach ausgedrückt: Grundlegende Statistiken zum Abschluss von Lektionen und Kursen sind nicht ausreichend. Stattdessen empfehlen wir den Einsatz eines Training-Trackers.

Engagement der Teilnehmer

Die Tracking-Software für Schulungen gibt Teams einen klaren Überblick, welche Mitarbeitenden Verantwortung für ihre Schulungen übernehmen und die Lektionen pünktlich abschließen.

Teilnehmerzufriedenheit

Ihr Online-Schulungssystem oder Ihre E-Learning-Software sollte Ihren Teams die Möglichkeit geben, Feedback zu Ihrem Schulungsprogramm zu geben. Achten Sie darauf, dass Ihre Teilnehmer die Schulung einfach bewerten können, indem sie z. B. einen Daumen hoch oder einen Daumen runter auswählen. So können Sie einfach feststellen, wie Ihre Mitarbeitenden die Schulung beurteilen und ob es Optimierungsbedarf gibt.

Verständnis der Schulungsinhalte

Wenn Sie herausfinden wollen, ob Ihre Mitarbeitenden das Gelernte wirklich verstanden haben, empfehlen wir die Integration von Quizzes und Tests in Ihre Lektionen. Prüfen Sie die Ergebnisse, um zu ermitteln, ob die Schulungsinhalte verinnerlicht wurden.

Aufgerufene Lektionen

Wissen Sie, welche Schulungsinhalte bei Ihrem Team am beliebtesten sind? Auf welche Informationen greifen Mitarbeitende immer wieder zurück? Anhand dieser Informationen können Sie herausfinden, welche Themen besonders wichtig sind und welche Fähigkeiten Teammitglieder vertiefen wollen.

Suchanfragen

Ein gutes LMS (Learning Management System) verfügt über eine Suchfunktion. So kann jeder Mitarbeitende mit wenigen Klicks nach Schulungsinhalten suchen. Indem Sie analysieren, wonach besonders oft gesucht wird, finden Sie heraus, ob es Schulungslücken gibt, die Sie mit entsprechenden Lerninhalten füllen können.

Kompetenzentwicklung

Neben dem Verständnis der Schulungsinhalte ist es außerdem wichtig nachzuverfolgen, wie gut Mitarbeitende die erforderlichen Fähigkeiten für ihre Aufgaben beherrschen. Mit einem Training-Tracker für Mitarbeiterschulungen können Sie anhand von Übungsaufgaben und interaktiven Bewertungen im Hintergrund prüfen, wie gut Ihre Mitarbeitenden ihre Fähigkeiten im Job einsetzen.

Zertifizierungen

Immer häufiger werden Schulungslektionen und -inhalte zu Zertifizierungspfaden kombiniert. Anhand dieser Zertifizierungen lässt sich feststellen, welche Mitarbeitenden die verschiedenen Trainingseinheiten abgeschlossen haben, um ihre Kenntnisse in einem bestimmten Bereich oder in einer bestimmten Rolle zu erweitern. Mit einer Schulungsmanagement-Software behalten Sie den Überblick über abgeschlossene Zertifizierungen und wer aktiv an einer Schulung teilnimmt, um eine neue Zertifizierung zu erhalten.

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Wie Sie eine Schulungsmatrix für Mitarbeitende mit Zertifizierungs-Tracking erstellen

Mit einer Datenbank für Schulungsnachweise können Sie eine Bestandsaufnahme der Fähigkeiten machen, über die Ihr Team bereits verfügt. So erhalten Sie auch einen guten Anhaltspunkt dafür, in welchen Bereichen noch Entwicklungsbedarf besteht. Anhand der Schulungsprotokolle Ihrer Mitarbeitenden können Sie mit einem Blick auf das Schulungsprofil feststellen, wer welche Fähigkeiten beherrscht, und auf welche Kompetenzlücken sich einzelne Teammitglieder besonders konzentrieren sollten.

Sobald Sie ein aktuelles Kompetenzverzeichnis für Ihr Team erstellt haben, sollten Sie eine Schulungsmatrix für einzelne Teammitglieder und Ihr Team insgesamt erstellen. Eine Schulungsmatrix ist ein Tool, das die erforderlichen Schulungen, Fähigkeiten und Kompetenzen einzelner Mitarbeitender miteinander vergleicht. Sie ist ausgesprochen hilfreich für die Organisation von Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen, kann aber ohne eine entsprechende Software für Schulungsmanagement nur schwer erstellt werden. Wenn Sie Ihre Schulungsmaßnahmen also mithilfe einer Schulungsmatrix optimieren wollen, sollten Sie auch eine Software mit Tracking-Funktion einsetzen.

Software mit Tracking-Funktion vs. Schulungsmanagement-Software

Eine Schulungssoftware mit Tracking wird oft mit einer kompletten Schulungsmanagement-Software (Training Management System, TMS) verwechselt. Ein TMS ist zwar nicht identisch mit einer Tracking-Software, aber es bestehen Parallelen und darüber hinaus unterstützt es Teams bei der Erstellung und Verwaltung effektiver Schulungsprogramme. Beide Softwarelösungen sind darauf ausgerichtet, Informationen schnell und übersichtlich bereitzustellen. Eine Tracking-Software erfordert jedoch in der Regel ein separates Authoring-Tool, um Inhalte, Schulungsunterlagen und Lektionen für Mitarbeitende erstellen zu können. Die folgenden Punkte verdeutlichen die Unterschiede zwischen Tracking-Software und Schulungsmanagement-Software:

  • Schulungsmanagement-Systeme sind All-in-One-Tools, mit denen Unternehmen Schulungen erstellen, verwalten und tracken können.
  • Training-Tracking-Software bietet keine Möglichkeit, Inhalte weiterzuentwickeln oder zu speichern; sie beschränkt sich in der Regel darauf, die abgeschlossenen, noch laufenden oder überfälligen Schulungen zu verfolgen und zu dokumentieren.

Eine kostenlose Schulungssoftware mit Tracking-Funktion bietet zwar einige Vorteile, aber eine umfassende Lösung für das Schulungsmanagement wie Seismic Learning kombiniert umfassende Tracking-Funktionen mit intuitiven Authoring-Tools, sodass Inhalte erstellt werden können, die individuell auf Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeitenden zugeschnitten sind. Wenn Sie Entwicklungstools und Schulungsmanagement kombinieren, stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Schulungsprogramm effizient verwalten können und Daten einheitlich erfasst werden. 

Einer der größten Nachteile von Lernmodulen, die für ältere Lernmanagementsysteme (LMS) entwickelt wurden, ist, dass sie oft nicht besonders lernfreundlich sind. Folien sind oft mit einer Mindestzeitvorgabe versehen, um sicherzustellen, dass Teilnehmer die Informationen auch wirklich behalten. In Wirklichkeit warten Teilnehmer nach Durchsicht der Folie einfach, bis der Timer abgelaufen ist, um dann weiterzuklicken. Einer unserer wichtigsten Grundsätze bei Seismic Learning ist es, unsere Lösungen so einfach und benutzerfreundlich zu gestalten, dass Lernende eigenverantwortlich lernen können und Spaß daran haben. Wenn das nicht der Fall ist, gehen wertvolle Informationen einfach verloren.

Effektives Schulungsmanagement mit Seismic 

Seismic Learning ist eine All-in-One-Lösung für Schulungsmanagement und -tracking. Mit unserem Schulungstool ist das Dokumentieren und Auswerten von Schulungsmaßnahmen einfacher und unkomplizierter als je zuvor. Unsere Insights-Funktion fasst sämtliche Schulungsdaten in einem übersichtlichen, benutzerfreundlichen Dashboard zusammen, sodass Teams die Leistung ihres Schulungsprogramms visualisieren, optimierungsfähige Bereiche identifizieren, datenbasierte Entscheidungen treffen und den Schulungsfortschritt an Teammitglieder weitergeben können. Unternehmen können sowohl das Engagement und die Zufriedenheit der Lernenden als auch Quiz-Ergebnisse und Feedback auswerten. Zudem sind benutzerdefinierte Reports einfach zu erstellen und herunterzuladen, damit Sie die Kennzahlen verfolgen können, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind.

Behalten Sie bei Ihrer Suche nach der idealen Lösung für Ihr Schulungsmanagement diese Faktoren im Hinterkopf. Je genauer Sie die Funktionen der verschiedenen Anbieter recherchieren, desto sachkundiger wird Ihre Entscheidung ausfallen und den Bedürfnissen Ihrer Organisation entsprechen. 

Wenn Sie mehr über effektives Schulungsmanagement mit Seismic Learning erfahren wollen, vereinbaren Sie einfach einen Demo-Termin.