Eine Skill-Matrix ist eine übersichtliche Darstellung der Fähigkeiten, über die Ihre Mitarbeiter bereits verfügen oder im Idealfall verfügen sollten. Die Einrichtung einer Skill-Datenbank, die sich selbst aktualisiert, wenn einzelne Mitarbeiter Schulungen absolvieren, ist optimal. Anhand einer Kompetenzmatrix sehen Sie auf einen Blick, wer über die notwendigen Voraussetzungen für unterschiedliche Aufgaben verfügt. Um eine ausgeglichene Mitarbeiterstruktur zu schaffen, müssen Ihre Mitarbeiter sowohl über allgemeine als auch fachspezifische Fähigkeiten verfügen. Natürlich weisen nicht alle dieselben Fähigkeiten auf. Wenn Sie also jemanden suchen, der eine bestimmte Fähigkeit beherrscht, müssen Sie erkennen können, wer am besten geeignet ist. Manchmal erfordert ein Projekt ein mittleres Kompetenzniveau für verschiedene Aufgaben, oder Sie brauchen drei verschiedene Mitarbeiter mit sehr guten Kenntnissen in drei verschiedenen Bereichen. Wenn Sie von Anfang an unterschiedliche Kompetenzniveaus für jeden festlegen, hilft Ihnen das, die beste Besetzung für jedes Projekt auszuwählen.
Die Vorteile einer Skill-Matrix
Ein Überblick über den Kompetenz-Pool, auf den Sie zurückgreifen können, bietet enorme Vorteile für alle Beteiligten. Bei der Auswahl von Mitgliedern für ein Team oder Projekt können Sie sofort feststellen, wer sich aufgrund seiner vorhandenen Fähigkeiten am besten für die Aufgabe eignet.
Wenn Sie Mitarbeiter ausschließlich auf der Grundlage ihrer dokumentierten Fähigkeiten für Projekte auswählen, ist dies ein fairer und transparenter Weg, um Verantwortlichkeiten zu verteilen, und zeigt, dass die Fähigkeiten jedes Teammitglieds geschätzt werden. Bei der Erstellung einer Kompetenzmatrix sollten Sie sich darauf konzentrieren, dass die beste Arbeitskraft für die jeweilige Aufgabe ausgewählt werden kann. Dies hat mehrere Vorteile.
Durch Aufnahme der Kategorie „keine“ in eine Skill-Matrix für Mitarbeiter kann ein Unternehmen darauf hinweisen, dass es einen neuen Geschäftsbereich aufbaut und dafür erst neue Teams und Fähigkeiten entwickelt. Dies ist vor allem für Unternehmen nützlich, die intern einstellen wollen. Diese Qualifikationsstufen sind natürlich abhängig von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens veränderbar.
Teamzusammenhalt
Werden Mitarbeiter mit Aufgaben betraut, die sie nicht mögen oder für die sie sich nicht qualifiziert fühlen, führt dies zu Unmut und Selbstzweifeln. Der Teamgeist und die Produktivität werden darunter leiden. Es schadet auch dem Zusammenhalt im Team, wenn ein Mitarbeiter eine Aufgabe übernimmt, den andere Teammitglieder nicht für qualifiziert halten. Eine Kompetenzmatrix, die Sie als Entscheidungsgrundlage heranziehen können, zeigt transparent, dass Ihre Entscheidung objektiv begründet ist und weder aus persönlichen noch politischen Gründen getroffen wurde.
Individuelle Entwicklung
Die meisten bleiben in der Regel dort, wo sie Wertschätzung erfahren. Kontinuierliche Weiterbildungsangebote sind eine Investition in Ihre derzeitigen Mitarbeiter (en) und zeigen, dass Sie sie auch in Zukunft für wertvoll halten. Dadurch fühlt sich jedes Teammitglied als integraler Bestandteil Ihres Unternehmens. Das Erlernen neuer Fähigkeiten und die Übernahme neuer Aufgaben bietet spannende Herausforderungen und persönliches Wachstum, was die Arbeitszufriedenheit in allen Bereichen erhöht.
Mitarbeiterbindung
Da sie einen offensichtlichen Ausdruck Ihrer Wertschätzung erfahren, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Mitarbeiter beim ersten Anzeichen einer sich bietenden Chance das Unternehmen verlassen. Weiterbildungsmaßnahmen eröffnen ihnen außerdem einen sichtbaren Weg zur Beförderung (en), was wiederum die Bindung an das Unternehmen erhöht. Beförderungen aus den eigenen Reihen geben Ihren Mitarbeitern die Gewissheit, dass sich harte Arbeit und gesammelte Erfahrung für sie in Ihrem Unternehmen auszahlen.
Produktivität
Mit zunehmenden Fähigkeiten steigt auch das Leistungsniveau. Wenn Mitarbeiter mehr Fähigkeiten erwerben, können sie mehr Aufgaben mit weniger Aufwand erledigen. Dadurch sinkt die Belastung, es verbessert ihre Perspektiven (en) und es ist weniger wahrscheinlich, dass sie sich nach einem anderen Arbeitsplatz umsehen. Die Anerkennung von Produktivität (wie es im Vertrieb häufig der Fall ist) ist ein starker Anreiz für Mitarbeiter, weitere nutzbringende Fähigkeiten für ihre Tätigkeit zu erlernen.
Sie sehen, der Aufbau einer Skill-Matrix und ein Weiterbildungsangebot bringt für jeden im Unternehmen Vorteile. Ausgebildete Mitarbeiter sind zufriedenere Mitarbeiter, die mehr leisten, sich seltener beschweren und länger bleiben – eine Win-Win-Situation für alle.
Beispiele für Kompetenzmatrizen
Nachdem Sie nun die Vorteile einer Skill-Matrix kennen, wollen Sie sicher wissen, wie diese aussieht. Im Folgenden haben wir einige Beispiele für Kenntnisse, Fähigkeiten und Kompetenzen zusammengestellt, die Ihnen verdeutlichen, wie eine Matrix aufgebaut ist und was sie Ihnen bringt.
Für jede Fähigkeit, die ein Mitarbeiter für eine bestimmte Rolle mitbringen sollte, können Sie seine Eignung auf einer Skala von „Anfänger“ bis „Experte“ bewerten. Sie können die Bewertung auf einer Skala von 1-5 oder 1-10 vornehmen oder Begriffe wie Anfänger, Fortgeschrittener, Experte und Ausbilder verwenden.
Wichtig dabei ist, dass Sie für jede Ihrer Einstufungen eindeutige Maßstäbe festlegen und diese einheitlich für jede Funktion und Fähigkeit anwenden. Eine visuelle Darstellung des Kompetenzniveaus jedes Mitarbeiters hilft Ihnen, sie effizienter einzusetzen und zu befördern. Zudem können Sie so ein entsprechendes Online-Schulungsprogramm einrichten (en), das etwaige Kompetenzlücken schließt.
1. Skill-Matrix für Vertriebsmitarbeiter
Sales ist nicht ganz so simpel, wie es vielleicht klingt. Eine Vielzahl von Hard- und Soft Skills sind erforderlich, um als Vertriebsmitarbeiter erfolgreich zu sein. Mithilfe einer Sales Skill-Matrix können Sie ermitteln, welche Fähigkeiten den größten Einfluss auf die Produktivität haben (en), und diejenigen entwickeln, die bislang weniger erfolgreich sind. Ihre Kompetenzmatrix für Vertriebsmitarbeiter könnte wie folgt aussehen:
- E-Mail-Verkauf: Schriftliche Kommunikation und Leseverständnis.
- Telefonverkauf: Mündliche Kommunikation, Einfühlungsvermögen, Fähigkeit zum Zuhören.
- Follow-up: Der ideale Zeitraum bis zum nächsten Kontakt, „Eisbrecher“, persönliches Auftreten.
- Kaltakquise: Sympathisches Auftreten, unaufdringliche Taktiken, Beziehungsaufbau.
- Weiterempfehlungen: Networking, Gruppenbildung, Wechselwirkung.
- Wertversprechen: Potenziellen Kunden die Vorteile des Produkts vermitteln.
- Aktives Zuhören: Die Problembereiche des Kunden verstehen, Bedürfnisse erkennen.
- Problemlösung: Individuelle Lösungen finden, innovatives Denken, Fokus auf Kundenzufriedenheit, Anpassung an eine zunehmend digitale Vertriebsumgebung.
Anhand der Matrix können Sie jeden in Bezug auf eine Fähigkeit bewerten, die wiederum in einzelne Stärken aufgeschlüsselt wird, um festzustellen, welche Fähigkeiten die Produktivität am meisten steigern. Ist der eine herausragende Cold-Call-Mitarbeiter zwar schlecht im Timing, aber besonders sympathisch? Wie viel produktiver wäre er, wenn er auch seine Fähigkeiten im Bereich “ idealer Zeitraum“ ausbauen würde?
2. Leadership Skill-Matrix
Eine Leadership Skill-Matrix kann je nach den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens variieren. Möglicherweise benötigen Sie einen Kandidaten mit besonderen Fachkenntnissen, um ein bestimmtes Team zu leiten oder um bestimmte Projekte durchzuführen, aber die grundlegenden Führungsqualitäten sollten in Ihrem Unternehmen immer gleich sein. Die folgenden Fähigkeiten sind für die Führung von Menschen und Aufgaben unerlässlich:
- Projektmanagement: Priorisierung, Schätzung, Delegation.
- Zeitmanagement: Einhaltung von Fristen, genaue Abschätzung der Fertigstellung, Flexibilität.
- Verhandlungsführung: Zeitpläne anpassen, zusätzliche Hilfe anfordern, Argumente vorbringen, Deadlines verlängern.
- Aufgabendelegation: Aufgabenzuweisung an qualifizierte Mitarbeiter, schnelle Entscheidungen, Beurteilung des Fortschritts.
- Mitarbeiterführung: Kompetenzeinschätzungen, objektive Beurteilung, beidseitige Loyalität.
Bei der Beurteilung der Führungsqualitäten Ihrer Mitarbeiter sollten Sie die Stärken fördern und die Schwächen ausgleichen (en). Mitunter kompensieren erfolgreiche Mitarbeiter ihre schwachen Fähigkeiten, indem sie in einem anderen Bereich besonders kompetent sind. Dies kann zwar kurzfristig funktionieren, aber zum Scheitern verurteilt sein, wenn die Anforderungen an die betreffende Person steigen. Regelmäßige Beurteilungen und kontinuierliche Schulungen tragen dazu bei, diese Ungleichgewichte zu beseitigen und ausgeglichene Kompetenzprofile zu schaffen.
3. IT Skill-Matrix
Auch hier gilt, dass die Fähigkeiten Ihres idealen IT-Kandidaten je nach Ihren speziellen Anforderungen variieren können. Dennoch gibt es bestimmte Kernkompetenzen, die jeder IT-Mitarbeiter mitbringen sollte.
Vielleicht haben Sie Ihre eigene Liste von Fähigkeiten, doch zu den gängigen im IT-Bereich gehören Python, Javascript, Six Sigma, Microsoft Office Suite, Hardware-Netzwerke und -Reparatur sowie Customer Service (en). Jede dieser Fähigkeiten kann erforderlich sein, um Störungen Ihres E-Commerce-Shops zu beheben, Kunden bei Account-Problemen zu unterstützen, das interne Netzwerk zu reparieren oder andere zentrale Aufgaben in Ihrem Unternehmen zu übernehmen.
Wie Sie eine Kompetenzmatrix erstellen
Sie wissen nun, was eine Kompetenzmatrix ist und wie sie aussehen sollte. Womit fangen Sie bei der Erstellung an?
Um Zeit und Mühe zu sparen, beginnen Sie am besten mit einer Vorlage. Mithilfe eines bestehenden Kompetenzmatrix-Templates können Sie Ihre gewünschten Kompetenzen übersichtlich darstellen. Sie brauchen Platz für die Personen, die Sie bewerten wollen, deren Fähigkeiten und ihre jeweilige Bewertung. Weisen Sie dann die Lektionen den Bereichen zu, die verbessert werden sollen, und aktualisieren Sie die Kompetenzbewertungen jedes Mitarbeiters, sobald sich diese verbessert haben. Falls Sie die Produktivität vor und nach Zuweisung von Schulungsmaßnahmen bewerten, dokumentieren Sie auch dies.
Sie können außerdem eine Vorlage für eine Kompetenzmatrix erstellen, in der die für jede Position erforderlichen Kompetenzen aufgeführt sind. So erhalten Sie einen Überblick, wie Ihre Mitarbeiter im Vergleich zu ihren Aufgaben abschneiden. Mit einer guten Kompetenzmanagement-Software können Sie mit wenigen Klicks die Ansicht wechseln, so dass Sie entweder nach Position oder nach Person bewerten können.
Wenn Sie alle Fähigkeiten und Kompetenzen Ihrer Teams analysieren, treffen Sie fundiertere Entscheidungen bei Einstellungen und Beförderungen. Anstelle von Einstellungen aufgrund von allgemeinen Fähigkeiten oder angenommenen Kompetenzen wissen Sie genau, was Sie brauchen, um jedes Team gut aufzustellen. Sie können außerdem definieren, wie Sie einen Mitarbeiter, der bereits für Sie arbeitet, für eine neue Aufgabe oder die Übernahme zusätzlicher Verantwortung weiterbilden können.
Die richtige Software für Ihre Skill-Matrix
Zunächst einmal ist die richtige Software unabdingbar. Sie sollten mit ein paar einfachen Klicks Informationen konsolidieren, Kompetenzen verfolgen und verwalten sowie alles, was sonst noch wichtig ist, einsehen können. Genau dafür haben wir Lessonly entwickelt.Wenn Sie Kompetenzlücken bei Ihren Mitarbeitern feststellen oder die Fähigkeiten Ihres Teams einfach verbessern möchten, können Sie dies mit Lessonly by Seismic ganz unkompliziert angehen. Mit unserer Enablement-Software sind kontinuierliche Schulungen und Coachings für Kundenteams einfach umsetzbar. Ausbilder und Führungskräfte erstellen, schulen und dokumentieren mit Lessonly by Seismic Schlüsselqualifikationen für ganze Teams und einzelne Mitarbeiter, damit jeder die notwendigen Kenntnisse für seinen Erfolg erwirbt. Die leistungsstarke Plattform ermöglicht es Teammitgliedern außerdem, ihr neu erlerntes Wissen anzuwenden und ihre Fähigkeiten durch interaktive Praxisübungen zu verfeinern. Erfahren Sie, wie Ihr Team mit Lessonly by Seismic schneller lernt.
