Avant tout, il est important de comprendre ce qu’est exactement un plan de gestion du changement. Voici la définition d’un plan de gestion du changement : Un plan de gestion du changement définit les activités et les rôles nécessaires pour gérer et contrôler le changement lors de sa mise en œuvre dans une entreprise.
Pourquoi est-il nécessaire d’avoir un plan de gestion du changement ?
Le changement n’est pas toujours bien accueilli. Lorsqu’une organisation introduit un changement, les réactions des parties prenantes individuelles ne sont pas toujours enthousiastes, ce qui peut compliquer l’adoption collective au sein de l’entreprise. C’est pourquoi un plan de gestion du changement est essentiel pour guider le personnel et les parties prenantes à travers des périodes de transition difficiles.
Une proposition de gestion du changement peut faire la différence entre le succès et l’échec d’un projet. Le changement est inévitable dans le monde professionnel. Les politiques et procédures de gestion du changement peuvent être mises en place dans une organisation pour deux raisons principales : en réponse à des circonstances imprévues ou pour faciliter le progrès et la croissance de manière intentionnelle.
Les facteurs qui influencent l’apparition du changement dans une entreprise incluent les influences du marché, les contraintes de ressources, les réductions budgétaires et l’expansion. Comme vous pouvez le constater, ces facteurs montrent que le changement peut affecter votre entreprise de manière assez régulière.
Le processus de changement organisationnel
Le processus de gestion du changement est un guide pour gérer les changements au sein d’une organisation. Les huit étapes du processus de changement sont les suivantes :
- Créer un sentiment d’urgence
- Constituer une coalition puissante
- Développer une vision pour le changement
- Communiquer la vision
- Éliminer les obstacles
- Générer des gains à court terme
- Consolider le changement
- Ancrer le changement dans la culture de l’organisation
Comment créer un plan de gestion du changement
Il y a plusieurs étapes à suivre pour créer un plan de gestion du changement. Ces étapes peuvent être organisées dans un modèle de gestion du changement. Elles incluent :
1. Portée du changement
Tout d’abord, il est important de reconnaître la portée du changement dans le plan de gestion du changement. Ne supposez jamais que les gens savent pourquoi le changement est nécessaire. Même les raisons les plus évidentes ne le sont pas pour tout le monde. La portée du changement ou la raison du changement peut être le budget, la qualité, la planification, etc. Assurez-vous que les raisons du changement sont clairement définies dans le plan de gestion du changement. Ensuite, déterminez qui sera affecté par le changement et ce que le changement impactera, y compris les politiques, les processus et la structure organisationnelle. Détaillez le qui, quoi, quand et comment du changement proposé dans un calendrier spécifique. Quand les aspects spécifiques du changement seront-ils mis en œuvre ? Qui les mettra en œuvre ? Qui et quoi seront affectés ?
2. Rôles dans la gestion du changement
Les rôles de pilotage du changement sdoivent être définis. Ils désigneront les personnes clés et leurs rôles pour défendre le projet du début à la fin. Sélectionnez des personnes pour ces rôles qui soutiennent ouvertement les objectifs du projet, qui sont de bons communiquants et qui aiment partager les développements positifs avec l’équipe. Définissez les rôles des chefs d’équipe, des parties prenantes et des membres de l’équipe. Cela signifie que vous devez expliquer qui va faire quoi dans votre plan de gestion du changement, qui a l’autorité pour soumettre une demande de changement, qui la révise et qui l’autorise.
3. Flux du processus de gestion du changement
Un processus de gestion du changement est nécessaire pour soumettre, évaluer, autoriser, gérer et contrôler efficacement les demandes de changement. Il serait difficile de gérer le plan de changement sans un tel processus. Un plan de communication est une partie importante d’un processus de gestion du changement. Ce plan doit avoir un objectif unique : assurer la transparence de vos objectifs et encourager les leaders d’équipe à être ouverts dans leurs discussions sur le changement. Planifiez des interactions régulières en personne et des communications par courriel pour tenir les parties prenantes informées des progrès. Assurez des communications cohérentes, complètes et régulières.
Les communications doivent clairement définir les raisons du changement, expliquer le changement, montrer les avantages de ce changement et inclure les coordonnées des personnes en charge.
Il est également bénéfique de former les membres de l’équipe pour qu’ils s’adaptent aux changements proposés. Fournissez une formation aux chefs d’équipe et aux membres de l’équipe pour qu’ils apprennent les nouveaux processus et technologies. La formation peut nécessiter une contribution externe pour personnaliser les supports de formation en fonction des rôles et concevoir des formations de rappel à intervalles clés.
Le processus de gestion du changement doit également définir des indicateurs de gestion clés pour mesurer l’efficacité continue du processus de gestion du changement. Ces indicateurs doivent être très tactiques. Par exemple, un indicateur montrant que tous les employés et membres de l’équipe conviennent verbalement que le changement est utile voire indispensable.
4. Formulaire de demande de changement
Pour s’assurer que les demandes de changement sont faisables et recommandables, un formulaire de demande de changement permet de recueillir les données relatives au changement et de montrer comment il affectera un projet de changement. Vous ne pouvez pas avoir un processus sans d’abord créer un formulaire de demande de changement pour capturer les données. Un formulaire de demande de changement (un des outils de gestion du changement) contrôle le processus de gestion du changement. Il aide à garantir que le changement est mis en œuvre de manière approfondie et fluide.
Il existe deux types de demandes de changement : dans le périmètre et hors du périmètre. Un changement dans le périmètre implique de petites corrections à une exigence existante. Un changement hors du périmètre prend du temps à mettre en œuvre et peut avoir un impact important sur divers aspects du projet.
Un formulaire de demande de changement vous aide à savoir quel type de changement vous gérez, comment il affectera le projet et s’il sera réalisé ou non.
Une demande de changement doit être partagée avec toute l’équipe. L’équipe répond aux trois questions centrales de toute demande de changement : quel est le changement ? Quelle est son importance ? Quel est le bénéfice ? Un plan de changement sans formulaire de demande de changement est chaotique ; chaque fois qu’un membre souhaite changer quelque chose, il ou elle vous envoie un message ou vous interpelle, voire ne vous inclut pas dans ses réflexions.
5. Journal d’activités
Un journal d’activités permet de suivre tous les changements, y compris les activités de gestion du changement pour les leaders. Sans un emplacement central où les changements peuvent être identifiés, les demandes approuvées ou documentées, il est impossible de savoir si des progrès ont été réalisés.
6. Indicateurs de performance clés
Il est également crucial d’avoir des indicateurs de performance clés pour marquer les progrès vers les objectifs de changement. Des exemples de gestion du changement à utiliser comme indicateurs de performance clés incluent : l’amélioration des chiffres de recrutement, la réduction du turnover du personnel et les métriques autour de la santé des releases. Pour un indicateur de performance comme la santé des releases, vous avez besoin de capacités supplémentaires pour mesurer correctement. Ainsi, établissez non seulement ce que vous voulez mesurer pour suivre les progrès, mais aussi un plan spécifique pour déterminer exactement comment le mesurer.
Trois activités incontournables pour la gestion du changement
Identification
Identifiez les employés affectés par l’initiative. Classez-les en trois catégories distinctes et développez une approche et des tactiques de communication spécifiques pour chacune. Les employés peuvent être classés comme les réfractaires, les avocats et les spectateurs plus passifs.
Engagement
Engagez-vous avec les membres de l’équipe pour promouvoir le changement organisationnel. S’engager avec le personnel est utile pour identifier les causes et les leaders de la résistance et pour initier un dialogue. Des jeux pour démontrer la gestion du changement aideront à surmonter la résistance. Utilisez des simulations, des exercices ou des jeux pour dynamiser les environnements d’apprentissage et améliorer la rétention des connaissances. Les jeux sont utilisés comme dynamiseurs pour la gestion du changement. Les jeux impliquant de se lever et de se déplacer aident les participants à comprendre les barrières émotionnelles qui font partie de la résistance.
Fixer des objectifs et célébrer les réussites
Le changement peut prendre du temps. Pour mieux gérer le changement, divisez la transition en étapes, phases et activités. Cela facilitera le suivi des progrès et la création de jalons qui pourront être célébrés par toute l’équipe.
Conseils utiles pour démarrer votre plan de gestion du changement organisationnel
Le changement dans une organisation ne peut se produire sans la participation active de toute l’équipe. Pour réussir un plan de gestion du changement, il est essentiel d’obtenir l’adhésion et l’implication des employés. Les individus sont différents : certains accueilleront le changement avec enthousiasme, d’autres y résisteront, et certains en seront même contrariés.
- Les organisations qui réussissent à mettre en œuvre le changement savent ce qu’elles veulent, connaissent leurs directions stratégiques et sont prêtes à suivre un processus bien défini pour y parvenir. Définissez un processus éprouvé qui convient à votre organisation et à la nature du changement.
- Ayez une approche top-down. Les équipes opérationnelles ne suivront pas si les dirigeants manquent de clarté, de conviction et d’alignement total. Cela compromettra les efforts de changement. Les équipes doivent savoir que les leaders de l’équipe sont alignés et personnellement engagés dans le changement. Les dirigeants de l’entreprise doivent incarner le changement qu’ils souhaitent voir mis en place.
- Gardez à l’esprit les besoins et les perceptions de toutes les parties prenantes dans le processus de changement. Prenez en compte les réflexions et les considérations des dirigeants, des managers, des individus et des clients. Voir le changement à travers les yeux des parties prenantes est précieux pour la préparation et la planification.
