Ein Wissensmanagementsystem rationalisiert den gesamten Prozess des Wissensmanagements. Es erleichtert nicht nur die Erstellung, Speicherung und den Austausch von Informationen, sondern ermöglicht es Unternehmen auch, unterschiedliche Tools miteinander zu verbinden, um eine Datenbank mit präzisen Informationen zu erstellen. Mitarbeiter müssen so nicht mehr von Tool zu Tool wechseln.

Ein Wissensmanager implementiert die Wissensmanagementprozesse in einem Unternehmen und sorgt dafür, dass sie so effektiv und effizient wie möglich sind. Außerdem ist er für die laufende Verwaltung und die Best Practices des Wissensmanagementsystems des Unternehmens verantwortlich.

Durch Wissensmanagement finden neue Mitarbeiter und Teammitglieder Antworten auf häufig gestellte Fragen und wichtige Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Wenn sie sich die richtigen Informationen selbst beschaffen können, müssen sie nicht erst andere Teammitglieder fragen oder Zeit mit der Suche nach Antworten verschwenden.