Qu’est-ce qu’une matrice de compétences ?

Une matrice de compétences des employés est un mapping des compétences que votre personnel possède déjà ou devrait idéalement posséder. L’idéal est de créer une base de données des compétences qui s’actualise au fur et à mesure que les personnes suivent des formations. En outre, l’utilisation d’une matrice des compétences des employés vous permettra de voir d’un seul coup d’œil qui possède les compétences nécessaires pour effectuer certaines tâches. Pour obtenir un bon équilibre, il est essentiel de doter vos employés de compétences générales et spécifiques. Cependant, tout le monde n’atteindra pas le même niveau de compétence. Par conséquent, lorsque vous avez besoin d’une personne maîtrisant une compétence particulière, vous devez savoir qui est le mieux placé. Parfois, un projet peut nécessiter une maîtrise moyenne de plusieurs tâches, ou vous pouvez avoir besoin de trois personnes différentes possédant des compétences élevées dans trois domaines différents. Quoi qu’il en soit, le fait de définir dès le départ les différentes matrices des compétences de chaque employé vous aidera à choisir la meilleure personne pour chaque projet.

Les avantages de la réalisation d’une matrice de compétences

Le fait d’avoir une vue d’ensemble du vivier de compétences dans lequel vous pouvez puiser présente d’immenses avantages dans tous les domaines. Lorsque vous choisissez les membres d’une équipe ou d’un projet, vous pouvez immédiatement voir qui est le mieux placé pour le poste en fonction des compétences dont il dispose.

Choisir des personnes pour accomplir des tâches en se basant uniquement sur leurs compétences avérées est une manière juste et équitable de répartir les responsabilités et montre que vous appréciez les compétences de chaque membre de l’équipe. En l’intégrant comme bonne pratique, l’élaboration d’une matrice de compétences permettra de sélectionner la meilleure personne pour chaque poste. Cela présente plusieurs avantages.

En incluant la catégorie « aucun » dans une matrice des compétences des salariés, une organisation peut vouloir indiquer qu’elle s’oriente vers un nouveau domaine d’activité et qu’elle développe de nouvelles équipes et de nouvelles compétences. C’est particulièrement utile pour les entreprises qui souhaitent recruter en interne. Bien entendu, ces niveaux de compétences peuvent être modifiés en fonction des besoins de votre entreprise.

Cohésion d’équipe

Confier à des personnes des fonctions qu’elles n’aiment pas ou pour lesquelles elles ne se sentent pas qualifiées engendrera du ressentiment et des doutes. L’esprit d’équipe et la productivité en pâtiront. La cohésion de l’équipe est également mise à mal si une personne remplit une fonction pour laquelle les autres membres de l’équipe ne pensent pas qu’elle soit qualifiée. Le fait de disposer d’une matrice de compétences pour justifier vos choix permet à chacun de comprendre que vos motivations sont honnêtes et ne reposent pas sur du favoritisme ou de la politique.

Développement personnel

Les gens ont tendance à rester dans des emplois où ils se sentent appréciés. Proposer une formation continue, c’est investir dans vos employés actuels (en) et leur montrer que vous les apprécierez encore à l’avenir. Chaque collaborateur se sent ainsi partie intégrante de votre équipe. La maîtrise de nouvelles compétences et l’exercice de nouvelles fonctions offrent des défis passionnants et un épanouissement personnel, ce qui améliore la satisfaction au travail dans tous les domaines.

Rétention des employés

Étant donné qu’ils ont des preuves visibles de votre appréciation, les employés sont moins susceptibles de quitter l’entreprise au premier signe d’une opportunité externe. La formation continue leur offre également une perspective de promotion concrète (en), ce qui contribue également à augmenter votre taux de fidélisation. La culture de la promotion interne permet à votre personnel d’avoir confiance dans le fait que le travail acharné et l’expérience seront récompensés dans votre entreprise.

Productivité

L’amélioration des compétences engendre l’augmentation de la performance. L’ajout de nouvelles compétences au répertoire de chaque employé lui permettra d’accomplir davantage de tâches avec moins d’efforts. Cela diminue leur stress, améliore leurs perspectives (en) et les rend moins enclins à chercher un autre emploi. Récompenser la productivité (comme c’est souvent le cas dans les fonctions commerciales) est un excellent moyen d’inciter les salariés à acquérir de nouvelles compétences qu’ils considèrent comme bénéfiques pour leur travail.

Comme vous pouvez le constater, l’élaboration d’une matrice de compétences et le fait de permettre à vos employés d’acquérir des compétences supplémentaires profitent à tous les membres de votre entreprise. Des employés bien armés sont des employés plus heureux, qui sont plus performants, se plaignent moins et restent plus longtemps. C’est un modèle gagnant-gagnant pour tout le monde !

Quelques exemples de matrices de compétences

Maintenant que vous connaissez les avantages de la création d’une matrice de compétences, vous vous demandez peut-être à quoi cela ressemble. Nous avons ajouté ci-dessous des exemples de connaissances, d’aptitudes et de compétences pour vous aider à comprendre ce qu’une matrice peut vous apporter de manière concrète.

Pour chaque compétence que doit posséder un employé dans un métier donné, vous pouvez évaluer son niveau de « débutant » à « expert ». Vous pouvez attribuer une note de 1 à 5 ou de 1 à 10, ou utiliser des termes tels que débutant, avancé, compétent, expert et formateur.

L’important est de fixer des règles claires pour chacune de vos évaluations et de les appliquer de manière cohérente à tous les postes et à tous les ensembles de compétences. Le fait de disposer d’une représentation visuelle du niveau de compétences de chaque employé vous aidera à placer et à promouvoir les individus de manière plus efficace. Cela vous permet également d’appliquer le programme spécifique de formation en ligne dont vous avez besoin pour combler les carences que vous pourriez constater.

1. Matrice de compétences pour les commerciaux

I

La vente n’est pas aussi simple qu’il y paraît. Elle requiert un ensemble de compétences, savoir-faire mais aussi savoir-être, qui contribuent à la réussite globale de chaque commercial. La création d’une matrice des compétences commerciales vous aidera à déterminer les compétences qui contribuent le plus à la productivité (en) et à améliorer les compétences de ceux qui semblent être à la traîne. Pour les commerciaux, votre matrice de compétences pourrait comprendre les éléments suivants :

• Vente par email : communication et compréhension écrites.
• Vente par téléphone : communication verbale, empathie, capacité d’écoute.
• Suivi : connaître l’intervalle idéal avant le prochain contact, briser la glace, être aimable.
• Démarchage téléphonique : être aimable, ne pas exercer de pression, établir des relations.
• Recommandations : networking, constitution de groupes, réciprocité.
• Proposition de valeur : communication des avantages du produit aux clients potentiels.
• Écoute active : comprendre la problématique du client, identifier ses besoins.
• Résolution de problèmes : trouver des solutions uniques, penser de manière innovante, trouver un moyen de satisfaire le client, s’adapter à un contexte commercial davantage axé sur le digital.

Votre matrice pourrait évaluer chaque employé en fonction de sa maîtrise générale d’une compétence globale, décomposée en plusieurs points forts afin d’évaluer les compétences qui contribuent le plus à la productivité. Votre excellent commercial chargé du démarchage téléphonique a-t-il besoin d’améliorer son timing, alors qu’il est extrêmement sympathique par ailleurs ? Dans quelle mesure sa productivité serait-elle plus élevée s’il pouvait également améliorer ses compétences en matière de timing ?

2. Matrice des compétences pour les responsables d’équipe

La matrice des compétences en leadership peut varier en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. Vous pouvez avoir besoin d’une personne possédant des compétences spécialisées pour diriger une équipe particulière ou organiser certains projets, mais les compétences de base en matière de leadership doivent être les mêmes dans toute l’entreprise. Ces compétences sont essentielles à la gestion des personnes et des missions :

• Gestion de projet : définition des priorités, capacités à prévoir et à déléguer.
• Gestion du temps : respect des délais, estimation précise des travaux à effectuer, flexibilité.
• Négociation : aménager les échéances, obtenir plus d’aide, faire valoir ses arguments, prolonger les délais.
• Attribution des tâches : confier des tâches à du personnel qualifié, prendre des décisions rapides, évaluer les progrès.
• Gestion des employés : comprendre qui est le meilleur pour un poste, jugement impartial, loyauté réciproque.

Lorsque vous évaluez les compétences en leadership de chacun de vos employés, il est important de prévoir comment entretenir les points forts et combler les lacunes (en). Parfois, les personnes qui réussissent dans un métier compensent leurs faiblesses en étant très compétentes dans un autre domaine. Cela peut fonctionner à court terme, mais conduire à la rupture dès lors que l’on exige davantage de cette personne. Une évaluation régulière et une formation continue peuvent contribuer à remédier à ces inégalités et vous permettre de disposer d’un vivier de compétences plus équilibré.

3. Matrice des compétences pour les employés du service informatique

Là encore, l’ensemble des compétences du candidat idéal peut varier en fonction de vos besoins particuliers. Toutefois, il existe certaines compétences de base que vous souhaiterez trouver chez chaque employé du service informatique. Vous pouvez adapter les exemples ci-dessous aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Vous avez peut-être votre propre liste de compétences que vous souhaitez que votre personnel informatique possède, mais les plus courantes sont Python, Javascript, Six Sigma, Microsoft Office Suite, les réseaux et la réparation du matériel, et le service à la clientèle (en). Chacune de ces compétences peut être nécessaire pour dépanner votre boutique e-commerce, aider les clients à résoudre leurs problèmes de compte, réparer votre réseau interne et jouer d’autres rôles essentiels au sein de votre entreprise.

Comment bâtir une matrice de compétences

Vous savez maintenant ce qu’est une matrice de compétences et à quoi elle doit ressembler. Mais comment commencer à en construire une ?

Il est préférable de commencer par un modèle préexistant pour gagner du temps et éviter les problèmes. Un modèle de matrice de formation de base vous aidera à organiser une liste de compétences dans un tableau. Il vous faut prévoir l’espace pour lister les employés que vous évaluez, leurs compétences et leur évaluation pour chacune d’entre elles. Attribuez ensuite des formations en fonction des domaines à traiter et mettez à jour l’évaluation des compétences de chaque employé au fur et à mesure qu’il s’améliore. Si vous évaluez la productivité avant et après le suivi d’une formation, notez-le également.

Vous pouvez également créer un modèle de matrice de compétences qui organise les compétences requises pour chaque poste afin de voir comment vos employés se situent par rapport à leurs fonctions. Un bon logiciel de gestion des compétences vous permettra de changer de vue en quelques clics, de sorte que vous puissiez évaluer soit par poste, soit par employé. Cela vous aidera à avoir une vue d’ensemble et à vous concentrer sur l’amélioration plutôt que sur la perfection.

L’analyse des aptitudes et compétences techniques de vos employés vous permettra de prendre de meilleures décisions en matière d’embauche et de promotion. Au lieu de recruter en fonction d’un ensemble d’aptitudes générales ou de compétences perçues, vous saurez exactement ce dont vous avez besoin pour étoffer chaque équipe. Vous pourrez également identifier les possibilités de former une personne qui travaille déjà pour vous afin qu’elle puisse remplir une nouvelle fonction ou assumer des responsabilités supplémentaires.

Le logiciel de matrice de compétences

Tout d’abord, il est essentiel de choisir le bon logiciel. Vous devez pouvoir y consolider les informations, suivre et gérer les compétences, et voir tout ce dont vous avez besoin en quelques clics. C’est là que nous intervenons.Si vous constatez des lacunes dans les niveaux de compétences de vos employés, ou si vous souhaitez simplement améliorer les compétences de votre équipe, Seismic Learning peut vous aider. Notre logiciel d’enablement permet de réaliser la formation continue et le coaching de toutes les équipes en relation avec la clientèle. Avec  Seismic Learning, les formateurs et les managers peuvent facilement créer, délivrer et faire le suivi de formations sur les compétences clés pour des équipes entières et des employés à titre individuel afin que chacun ait ce dont il a besoin pour réussir. Notre solution de pointe permet également aux membres de l’équipe d’appliquer les connaissances nouvellement acquises et de parfaire leurs compétences actuelles grâce à des exercices pratiques interactifs. Découvrez comment les équipes se forment plus rapidement avec Seismic Learning.