Un système de gestion des connaissances optimise l’intégralité du processus. Un tel système fournit une assistance à la création, au stockage et au partage des informations. Il permet aussi aux entreprises d’interconnecter des outils disparates pour créer une référentiel unique d’informations précises doté de fonctions de recherche. Les employés ne sont alors plus obligés de passer d’un outil à un autre.

Un responsable des connaissances implémente les processus de gestion des connaissances au sein d’une entreprise et s’assure qu’ils sont aussi efficaces et efficients que possible. Il est également responsable de la maintenance continue du système et de la diffusion des bonnes pratiques liées à son utilisation.

La gestion des connaissances aide les nouveaux embauchés comme leurs collègues à trouver facilement des réponses aux questions les plus fréquentes, ainsi que les informations importantes dont ils peuvent avoir besoin au quotidien. Comme ils ont les moyens de trouver des informations précises de manière autonome, ils n’ont pas à interrompre leur travail pour poser des questions à d’autres collègues et ne perdent pas de temps à chercher des réponses.